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日期: 2020年07月14日
在广州办活动?场地的问题让广州越秀国际会议中心为您解决!

在广州举办活动,场地是主办方需要解决的主要问题。无论是哪种类型的活动,如展览、论坛、发布会等等,都需要主办方先行确定活动场地,再进行后续的招商、制作邀请函、洽谈赞助等等。因此,举办大型活动时,主办方首先的关注点是在目的地城市找到合适的场地,这一动作常常在活动开始的半年前开始。之所以要提前这么多寻找活动场地,是因为这是一个漫长的过程。

 

在广州找到理想的活动场地,其实只要沿着一套行之有效的准则,便可以把让人头疼的问题变得简单。这一期,广州越秀国际会议中心为您总结出一套活动场地的寻找指南,如何高效地找到与活动相符合的场地?我们从专业场地方的角度,为您解答疑惑。

 

首先,针对目前出现最多的“会议+展览”的活动模式,对于场地的要求也远高于一般性活动。采用这一类活动模式的通常是区域性甚至是全国性的活动,人数规模大、参加企业多。因此,单凭酒店的宴会厅规模,很难承担起会议和展览两者相加所带来的人流压力,故采用此活动模式的主办方,要么将会议和展览分开在不同的场地举办,要么选择大型会议中心,在场馆内同步进行会议与展览。这类覆盖较广的活动,主办方就要考虑其住宿需求了。如果有大量的外地来宾需要住宿,主办方可以选择将会场放在酒店,而把展览的部分移至附近的会议中心。也就是说,在外地来宾较多时,主办方可以先确定好举办展览的会议中心,再在会议中心附近寻找合适的酒店,因为会议中心在城市内属于较稀缺资源。

 

对于另外一种情况:参加者大部分来自本地、没有太多住宿需求的情况下,会议中心无疑是更好的选择。因为活动参加者可以在一个场馆内体验所有的流程,主办方也不必安排额外的接驳巴士。那么,在会议中心举办“会议+展览”的活动,侧重点在哪里呢?人流动线的安排无疑是其中的关键点之一,尤其是强调社交距离的当下。一般来说,主会场至少设置左右两个分流出口,在通往展览的路上,需要设置单向路径,防止来往的人流出现交叉造成拥堵。此外,主会场内也需要留出更大的空间,保持安全的社交距离。

 

说完了现在流行的活动模式,其他例如晚宴、论坛、发布会等等当然也有共通之处。无论是什么类型的活动,先通过人数和摆位,确定活动场地的大小是最基本的原则。在大概估算出场地大小后,接下来可以通过活动的性质寻找理想的区位。例如,客户答谢会可以选择客户比较集中的区域进行,方便客户前往;新车发布会可以选择离市中心较远、道路较通畅的地方;教育展、留学展可以选择学校集中的地段等等。之后,初筛后的名单,便可以逐一去考察了。考察时,关键是留心活动场地的格局、装修、吊点、硬件设施等等与活动息息相关的方面,再考虑活动场地外的布置空间、标识指引、宣传布点等,一场令人满意的活动就随之而生了。

 

在广州活动场地的纷杂选择中,其实只需确定活动类型、规模等基本参数,便有对应的原则可供参照。而未来即将亮相广州市中心的广州越秀国际会议中心,拥有数十间多功能会议室,不同的大小匹配不同的活动规模,专业的现场服务团队,更能为您的活动锦上添花!


广州活动场地